WhatsApp e Condominio: Liste di distribuzione (broadcast)

Nei precedenti articoli abbiamo esaminato i vantaggi e gli svantaggi dell'utilizzo di WhatsApp. Ora concentriamoci sui passaggi necessari prima di creare e utilizzare un gruppo condominiale. La prima fase richiede la creazione di una lista di distribuzione (broadcast). Queste liste sono utili quando si desidera inviare messaggi in modalità uno-a-uno a tutti i membri del gruppo. Tuttavia, è essenziale prima accertarsi di avere il diritto di utilizzare i dati personali dei condomini. Se i numeri di telefono sono già presenti nei documenti condominiali, ovvero nel Registro Anagrafe gestito dal condominio, possono essere utilizzati, ma solamente all'interno dei nostri compiti e nelle modalità e finalità previste dal titolare del trattamento.

È fondamentale ricordare che il condominio è il Titolare del Trattamento dei dati, e quindi spetta al condominio stabilire le "finalità e i mezzi" del trattamento. L'amministratore, in qualità di responsabile, deve conformarsi a tali direttive.

Come funzionano le liste di distribuzione? Affinché sia possibile creare le liste di broadcast è necessario che chi crea la lista abbia in memoria il destinatario, ma anche il destinatario deve avere in memoria lo scrivente.

I destinatari riceveranno i messaggi dalla lista di distribuzione nella loro scheda Chat, come se fosse un messaggio normale. Di conseguenza, la prima tappa è verificare che i condomini abbiano registrato il nostro numero in rubrica.

Anche la loro risposta comparirà come un messaggio normale e non verrà inviato ad altri contatti della lista broadcast.

Per creare la lista di broadcast procedi in questo modo:

Tocca Altre opzioni          >   Nuovo broadcast.

Cerca o seleziona i contatti che vuoi aggiungere.

    Premi il simbolo indicato  per selezionarlo.

Una volta terminata la creazione della lista invieremo un messaggio a tutti i condomini affinché si uniscano al gruppo che andremo a creare, ma soprattutto inseriremo una frase per poter adempiere al GDPR.

Sarà cura del Responsabile del trattamento, ovvero l’amministratore di condominio, fare in modo di conservare questi messaggi di risposta, in modo da provare in un secondo momento l’adesione volontaria dei condomini.

Questo potrebbe essere un esempio di un messaggio:

Cari condomini,

Siamo lieti di informarvi che, in seguito alla recente assemblea condominiale, è stato deliberato l'istituzione di un gruppo ufficiale del condominio su WhatsApp. Questo gruppo ci fornirà un canale di comunicazione diretta e istantanea per discutere questioni condominiali, condividere importanti aggiornamenti e promuovere una comunicazione più efficace tra tutti noi.

Per favore, unitevi al nostro nuovo gruppo su WhatsApp seguendo il link [inserire il link all'invito che vedremo nel prossimo articolo come ottenere].

Inoltre, l'informativa ai sensi del GDPR del titolare del trattamento (ovvero il condominio) è disponibile al seguente link [inserire il link all'informativa sulla privacy]. Vi invitiamo a leggere attentamente questa informativa per comprendere come i vostri dati saranno gestiti e protetti nel gruppo del condominio e in generale durante l’espletamento della gestione condominiale.

Tuttavia, prima di aderire, vi chiediamo di esprimere volontariamente il consenso a fornire il vostro numero di telefono, che sarà visibile solo ai proprietari del condominio. Questo consenso è essenziale per garantire una comunicazione efficace all'interno del gruppo. Per esprimerlo sarà sufficiente rispondere a questo messaggio con questa frase:

SI, SONO CONSAPEVOLE CHE CON IL PARTECIPARE A QUESTO GRUPPO, I PARTECIPANTI AD ESSO, OVVERO I PROPRIETARI, POTRANNO ACQUISIRE IL MIO NUMERO DI TELEFONO. NON SI POTRA’ RITENERE RESPONSABILE IN ALCUN MODO IL CONDOMINIO PER QUESTA COSA. INOLTRE CONFERMO DI AVER PRESO VISIONE DELL’INFORMATIVA PRIVACY MESSA A DISPOSIZIONE DA PARTE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO, IL CONDOMINIO.

Vi aspettiamo nel gruppo e siamo entusiasti di collaborare per rendere la nostra comunità condominiale ancora più efficiente e ben gestita. Vi ricordiamo che, dopo aver fatto clic sul link, sarete reindirizzati al gruppo, ma sarà solo dopo l'invio del messaggio descritto sopra che potrete interagire effettivamente con il gruppo e visualizzarlo.

Per semplificare il vostro compito, invieremo un secondo messaggio di seguito a questo che potrete copiare e rinviarci.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]"

Pubblicata il 10-11-2023