La funzione c'è, ma il lavoro è sparito?

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Durante una demo è facile rimanere colpiti da una funzione. Si inserisce un codice fiscale, si preme un pulsante e il documento arriva. Oppure il software scarica automaticamente ciò che prima bisognava cercare. In pochi secondi compare una spunta, uno stato, magari perfino un semaforo verde. A quel punto viene spontaneo pensare: bene, questa attività l'abbiamo automatizzata.

Poi si torna in studio e qualcuno deve ancora aprire il file, leggerne l'esito, riportare una data, collegarla al fornitore, controllare se è ancora valida nel momento del pagamento e capire che cosa fare se qualcosa non torna.

La funzione c'è. Il lavoro, però, è ancora quasi tutto lì.

È una distinzione meno banale di quanto sembri. Quando valutiamo uno strumento siamo portati a guardare ciò che il software sa fare. Sarebbe spesso più utile guardare ciò che, dopo averlo introdotto, una persona non deve più fare.

Una funzione può migliorare il lavoro senza eliminarlo

Prendiamo il DURC. Il primo passo può essere molto semplice: smettere di chiedere il documento al fornitore e interrogarlo direttamente alla fonte. È già un miglioramento reale. Si eliminano telefonate, attese, e-mail e il dubbio di lavorare sull'ultima versione ricevuta.

Ma non abbiamo ancora eliminato il controllo manuale. Qualcuno deve entrare nel servizio, cercare il fornitore, acquisire il documento, aprirlo, leggere esito e scadenza e portare quell'informazione nel punto in cui servirà.

Il secondo passo può essere automatizzare l'acquisizione. Per esempio, un servizio come Caronte (www.caronte.biz) può collegare la ricerca del DURC a un'attività che lo studio svolge già, come l'acquisizione delle fatture elettroniche. La ricerca ripetuta, fornitore per fornitore, scompare. Anche questo è un vantaggio concreto.

Eppure resta una domanda: una volta arrivato il documento, che cosa succede? Se l'esito deve ancora essere letto, interpretato, riportato altrove e ricordato al momento del pagamento, abbiamo automatizzato l'ingresso. Non necessariamente il processo.

Lo strumento diventa interessante quando entra nel flusso

Il salto successivo avviene quando il controllo non vive più come pratica separata. L'informazione entra insieme alla fattura, viene associata al fornitore e torna disponibile quando si prepara il pagamento. In GeCoMAX (www.gecomax.it), per esempio, il DURC può essere acquisito o aggiornato mentre entra la fattura e sincronizzato o richiesto durante la preparazione del pagamento.

Qui cambia qualcosa di importante. Non perché il software sia diventato magicamente più veloce, ma perché una parte del lavoro non richiede più un passaggio autonomo dell'operatore. Il sistema impiega comunque tempo per interrogare, scaricare e aggiornare. Quel tempo tecnico esiste. Ma se avviene mentre il flusso sta già procedendo, non diventa necessariamente nuovo tempo di lavoro per la persona.

È questa la differenza fra una funzione e un processo integrato. La funzione esegue un compito. Il processo fa sì che l'esito di quel compito arrivi dove serve, nel momento in cui serve, senza creare un'altra attività da ricordare.

Il test più semplice da fare durante una demo

Quando guardi un software, prova per qualche minuto a ignorare il numero delle funzioni. Scegline una sola e seguila fino in fondo.

Chiediti quale attività elimina davvero. Quale attività riduce soltanto. Che cosa continua a richiedere una persona. Dove finisce l'informazione prodotta. Se il risultato entra in un flusso che esiste già oppure crea una nuova schermata da controllare. E, soprattutto, che cosa succede quando il caso non è regolare.

Queste domande cambiano anche il modo di confrontare due strumenti. Un prodotto può avere meno pulsanti e togliere più lavoro. Un altro può mostrare molte automazioni e lasciare all'operatore tutti i collegamenti fra una funzione e l'altra.

La quantità di tecnologia visibile non coincide con la quantità di lavoro eliminato.

L'ultima schermata è spesso quella che tradisce l'automazione

C'è un segnale abbastanza facile da riconoscere. Se, per usare una nuova automazione, devi ricordarti di aprire ogni giorno una nuova pagina, controllare un altro elenco, verificare un'altra scadenza e poi riportare il risultato nel gestionale che usi davvero, probabilmente hai spostato il lavoro. Non lo hai ancora fatto sparire.

Questo non rende inutile lo strumento. Può comunque aver eliminato una parte faticosa o lenta. Ma è utile chiamare le cose con il loro nome, perché solo così si capisce quale pezzo resta da progettare.

L'automazione più interessante non è sempre quella che fa più cose. È quella che toglie un passaggio senza nascondere il controllo, conserva una prova di ciò che ha fatto e porta in evidenza soltanto le eccezioni che richiedono davvero una decisione.

La domanda da portarsi a casa

Alla prossima demo, quindi, prova a non chiedere soltanto: «Questa funzione c'è?»

Chiedi: «Se la uso, quale lavoro smetto davvero di fare?»

Se la risposta è chiara, stai probabilmente guardando un pezzo di processo. Se invece dopo la funzione compaiono ancora ricerca, apertura del documento, reinserimento del dato, controllo manuale e promemoria, hai trovato un miglioramento. Ma non sei ancora arrivato alla fine del viaggio.

Ed è proprio lì che gli strumenti smettono di essere un catalogo di funzioni e iniziano a diventare architettura del lavoro.