WhatsApp e Condominio: Come creare un gruppo del condominio

Prima di inviare le liste di broadcast, avremo la necessità di creare un gruppo, poiché, come abbiamo visto, dovremo inviare a tutti un link tramite il quale potersi iscrivere.

Non vi è solo la modalità link, potremmo utilizzare anche altri metodi, quale inserimento manuale o invio di QR-CODE, tali metodi personalmente li sconsiglio in quanto diviene più facile commettere l’errore di far partecipare qualcuno senza aver verificato il consenso, violando così il GDPR.

Creiamo il gruppo!

Vediamo come creare un gruppo da Android:

Apri WhatsApp >  tocca          > Nuovo gruppo.

In alternativa, tocca       > Nuovo gruppo.

Cercare o selezionare i contatti di studio da aggiungere al gruppo e toccare l'icona della freccia verde.

Inserire l'oggetto del gruppo, che sarà il nome visibile a tutti i partecipanti, assicurandosi di includere sempre l'informativa.

L'oggetto non può superare i 100 caratteri: nome del condominio - informativa disponibile su.

Aggiungere un'immagine al gruppo toccando l'icona della fotocamera. È possibile utilizzare la fotocamera, la galleria, emoji, sticker oppure cercare su web per aggiungere un'immagine. L'immagine sarà visibile accanto al gruppo nella scheda Chat.

Terminati tutti i passaggi, daremo l’ok tramite la spunta verde.

Nota: se non si aggiunge un oggetto al gruppo, il nome del gruppo sarà composto dall'elenco dei partecipanti.

Chi potrà modificare il gruppo?

Fatto questo procederemo a stabilire chi può modificare le informazioni del gruppo, consigliamo che sia solo l’amministratore di condominio ad avere questa possibilità:

Cambiare le impostazioni delle informazioni del gruppo

Aprire la chat di gruppo e toccare l'oggetto del gruppo. In alternativa, toccare e tenere premuto il gruppo nella scheda Chat.

 Quindi toccare "Altre opzioni" > "Info gruppo".

Toccare "Impostazioni gruppo" > "Modifica impostazioni del gruppo".

Scegliere se consentire a "Tutti i partecipanti" o "Solo amministratori" di modificare le informazioni del gruppo.

Chi potrà inviare messaggi nel gruppo?

Altra impostazione da stabilire è se su questo gruppo potranno scrivere tutti oppure solo l’amministratore, perché è un gruppo meramente informativo di quanto accade in condominio

Cambiare le impostazioni dei messaggi del gruppo

Aprire la chat di gruppo e toccare l'oggetto del gruppo. In alternativa, toccare e tenere premuto il gruppo nella scheda Chat.

Quindi toccare "Altre opzioni" > "Info gruppo".

Toccare "Impostazioni gruppo" > "Invio messaggi".

 Scegliere se consentire a "Tutti i partecipanti" o "Solo amministratori" di inviare messaggi.

Chi potrà accedere nel gruppo?

Infine sarà necessario stabilire chi può accedere nel gruppo, verificando l’adesione all’informativa secondo il GDPR.

È necessario ricordare anche che nessuno all’infuori dei proprietari, che comunque avrebbero potuto consultare i dati, può essere presente all’interno del gruppo. No ai fornitori, no agli inquilini!

Andiamo a limitare l’ingresso al gruppo:

Aprire la chat di gruppo e toccare l'oggetto del gruppo. In alternativa, toccare e tenere premuto il gruppo nella scheda Chat. Quindi toccare "Altre opzioni" > "Info gruppo". Toccare "Impostazioni del gruppo". Scegliere di attivare "Approva i nuovi partecipanti". Quando questa opzione è attivata, per entrare nel gruppo sarà necessaria l'approvazione di un amministratore.

Quando questa opzione è disattivata, sarà possibile entrare nel gruppo senza l'approvazione di un amministratore. Continuare questo processo all'infinito.

I partecipanti possono contattare direttamente un amministratore del gruppo toccando il nome dell'amministratore a cui desiderano inviare un messaggio.

Gli amministratori del gruppo riceveranno una notifica quando ci sono richieste in attesa. Gli amministratori possono visualizzare un banner nella chat di gruppo oppure accedere alla schermata Partecipanti in attesa dalla pagina Info gruppo.

Quando esaminano una richiesta, gli amministratori dei gruppi possono vedere l'origine della richiesta, che li aiuterà a prendere una decisione. L'amministratore può scegliere di approvare o rifiutare la richiesta.

Se l’amministratore del gruppo non ha abbastanza informazioni sulla persona che chiede di entrare nel gruppo, può toccare il nome dell'utente per accedere alle sue informazioni di contatto e avviare una chat.

Questo può capitare quando ad esempio mandiamo il link sul cellulare della moglie, ma ad entrare è il marito o viceversa.

E ora?

Ora non ci resta che gestire un gruppo whatsapp, che come abbiamo visto può essere estremamente stressante.

Nei prossimi articoli approfondiremo altre metodologie per gestire la comunicazione all’interno del condominio, proprio salendo la scala del CMMI.

Pubblicata il 17-11-2023